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Use a busca, o índice lateral ou os links diretos. Cada tela do sistema poderá apontar diretamente para o tópico relacionado usando o botão de ajuda ?.
Início rápido
Para que serve o CgFix Clinic?
O CgFix Clinic é um sistema para ajudar a clínica a organizar pacientes, solicitações de atendimento, agenda, financeiro, convênios, profissionais e relatórios.
Com ele, a equipe consegue acompanhar solicitações recebidas pelo site, cadastrar pacientes, marcar atendimentos, registrar recebimentos, controlar contas e consultar informações importantes da clínica em um só lugar.
Como usar este manual
Use este manual sempre que tiver dúvida sobre uma tela ou botão do sistema.
Você pode buscar uma palavra no campo de pesquisa ou clicar em um assunto no índice.
Acesso ao sistema
Tela de login
A tela de login é a primeira tela do sistema. É nela que o usuário informa a clínica, o nome de usuário e a senha para entrar.
Para entrar, confira se a clínica exibida está correta, informe usuário e senha, e clique em Entrar no sistema.
Alterar clínica
Use Alterar clínica quando precisar entrar em outra clínica cadastrada no sistema.
Clique em Alterar clínica, digite o identificador da clínica, clique em Confirmar e aguarde o nome e o logo atualizarem antes de fazer login.
Problemas comuns no login
Se não conseguir entrar, confira se a clínica selecionada está correta, se o usuário está ativo e se a senha foi digitada corretamente.
Se esquecer a senha, solicite a redefinição para um administrador da clínica.
Alterar minha senha
O que é
A opção Alterar minha senha permite que o próprio usuário troque sua senha de acesso.
Como alterar
No topo do sistema, clique em Alterar minha senha.
Informe a senha atual, digite a nova senha, confirme a nova senha e clique em Alterar senha.
Dicas de segurança
- Use uma senha com pelo menos 8 caracteres.
- Evite usar o próprio login como senha.
- Evite senhas simples, como 12345678.
- Guarde a senha em local seguro.
Instalar o aplicativo
O que é
O CgFix Clinic pode ser instalado como aplicativo no celular ou computador. Isso cria um atalho com o nome Clínica e facilita o acesso diário.
Android
Abra o sistema no Chrome, entre normalmente e toque em Instalar app quando a opção aparecer.
Depois da instalação, abra o sistema pelo ícone criado na tela inicial.
Computador
Abra o sistema no Chrome ou Edge e use a opção de instalação exibida no navegador ou dentro do sistema.
iPhone ou iPad
Abra o sistema pelo Safari, toque no botão de compartilhar, escolha Adicionar à Tela de Início e confirme em Adicionar.
Observações
O sistema precisa de internet para acessar os dados da clínica.
O aplicativo instalado não salva dados sensíveis para uso offline.
Notificações do aplicativo
O que é
As notificações avisam no celular ou computador quando uma nova solicitação de agendamento é recebida pela clínica.
A mensagem exibida é simples e segura: Nova solicitação de agendamento recebida.
O que a notificação não mostra
A notificação não mostra nome de paciente, telefone, CPF, convênio ou dados sensíveis.
Quem pode ativar
Nesta fase, as notificações estão disponíveis para usuários com perfil de atendimento ou administração, como Administrador, CGFIX/master, Recepção e Agendamento.
Profissionais restritos não recebem notificações gerais de novas solicitações nesta fase.
Como ativar
Entre no sistema, abra Configurações, localize Notificações do aplicativo e clique em Ativar notificações.
Quando o navegador perguntar, permita as notificações.
Enviar teste
Em Configurações, localize Notificações do aplicativo e clique em Enviar teste.
Se não funcionar
Verifique se o navegador bloqueou notificações, se o usuário tem perfil autorizado, se a internet está funcionando e se as notificações foram permitidas no celular ou computador.
No iPhone, o app precisa estar adicionado à Tela de Início pelo Safari.
Painel
O que é
O Painel é a tela inicial do sistema. Ele mostra um resumo rápido da clínica.
O que pode aparecer
Atendimentos ou agenda do dia, solicitações recentes, próximos vencimentos financeiros, aniversariantes e indicadores gerais da clínica.
Como usar
Acesse Painel no menu lateral, veja os cartões de resumo e clique nos atalhos disponíveis para abrir a área correspondente.
Pacientes
O que é
A tela Pacientes permite consultar, cadastrar e atualizar os dados dos pacientes da clínica.
Como pesquisar
Use os filtros disponíveis, como nome, CPF e status. Depois confira a lista exibida.
Abrir ficha do paciente
Localize o paciente na lista e clique na ação correspondente para abrir a ficha.
A ficha reúne informações importantes do paciente, como convênios, histórico de atendimentos, financeiro e arquivos.
Novo paciente
Quando usar
Use Novo paciente para cadastrar uma pessoa que ainda não existe no sistema.
Como cadastrar
Acesse Pacientes, clique em + Novo paciente, preencha os dados principais e clique em Salvar paciente.
Campos principais
Nome, CPF, RG, nascimento, sexo, telefone, celular, e-mail, endereço e observações.
Boas práticas
Confira o nome antes de salvar, evite cadastrar o mesmo paciente duas vezes e use CPF quando possível para localizar duplicidades.
Ficha do paciente
O que é
A ficha do paciente reúne as principais informações de uma pessoa cadastrada.
O que pode ser consultado
Resumo do paciente, convênios vinculados, profissionais vinculados, histórico de atendimentos, histórico financeiro, recebimentos e arquivos.
Arquivos do paciente
Quando usar
Use essa opção para anexar documentos relacionados ao paciente, como guias, documentos autorizados, comprovantes ou arquivos administrativos.
Como enviar
Abra a ficha do paciente, clique em + Enviar arquivo, escolha o tipo do arquivo, selecione o arquivo, informe uma descrição e clique em Enviar arquivo.
Cuidados
Envie apenas arquivos necessários ao atendimento ou à administração da clínica e confira se selecionou o paciente correto.
Convênio do paciente
Quando usar
Use essa opção quando o paciente possui convênio, plano ou parceria vinculada ao atendimento.
Como vincular
Abra a ficha do paciente, clique em + Vincular convênio, selecione o convênio e plano, preencha os dados necessários e clique em Salvar convênio.
Observações
Um paciente pode ter mais de um convênio vinculado. O convênio principal ajuda a equipe a identificar a opção mais usada.
Recebimento do paciente
Quando usar
Use essa opção para registrar um valor recebido diretamente do paciente.
Como registrar
Abra a ficha do paciente, clique em Receber valor, informe o valor, forma de pagamento e data do recebimento, e confirme.
Cuidados
Confira o valor, a forma de pagamento e se o recebimento está sendo registrado no paciente correto.
Solicitações
O que é
A tela Solicitações mostra os pedidos de atendimento recebidos pela clínica.
Quando usar
Use esta tela para ver novas solicitações, registrar contatos, atualizar status, converter uma solicitação em agendamento e acompanhar solicitações pendentes, canceladas ou descartadas.
Como pesquisar
Use os filtros da tela, como busca, status, prioridade e tipo de pagamento. Depois clique em Buscar.
Nova solicitação
Quando usar
Use Nova solicitação quando a equipe recebe um pedido por telefone, WhatsApp, presencialmente ou por outro canal.
Como cadastrar
Acesse Solicitações, clique em + Nova solicitação, preencha os dados do solicitante, informe uma forma de contato, preencha os dados do atendimento e salve.
Campos importantes
Nome do solicitante, telefone, WhatsApp, e-mail, canal de origem, status, prioridade, profissional desejado, responsável pelo contato, tipo de atendimento, forma de atendimento, tipo de pagamento, data ou período preferencial e observações.
Registrar contato
Quando usar
Use Registrar contato sempre que a equipe conversar com o solicitante por telefone, WhatsApp, e-mail ou outro canal.
Como registrar
Abra a solicitação, clique em Registrar contato, informe o canal, altere o status se necessário, escreva uma descrição clara e salve.
Por que registrar contatos?
O histórico ajuda a equipe a saber o que já foi combinado e evita retrabalho.
Converter solicitação em agendamento
Quando usar
Use essa opção quando a solicitação foi confirmada e já pode virar um agendamento na agenda.
Como converter
Abra a solicitação, clique em Converter em agendamento, confira ou selecione o paciente, escolha o profissional, informe data e horário, defina status e tipo de atendimento, preencha a cobrança e confirme.
Cuidados
Confira o profissional selecionado, horário de início e fim, possíveis conflitos e dados de cobrança antes de confirmar.
Formulário público
O que é
É o formulário usado por pacientes ou interessados para solicitar atendimento pela internet.
O que a pessoa informa
Nome completo, WhatsApp, telefone ou e-mail, tipo de atendimento, tipo de pagamento, profissional desejado quando configurado, descrição da necessidade, preferências de data e aceites de privacidade e contato.
O que acontece após o envio
A solicitação entra no sistema e a equipe da clínica pode acompanhar pela tela Solicitações.
Se as notificações estiverem ativadas, usuários autorizados recebem o aviso Nova solicitação de agendamento recebida.
Agenda
O que é
A Agenda mostra os atendimentos marcados da clínica.
Como usar
Escolha o profissional quando necessário, navegue pelo mês, clique em um dia para ver os horários e use + Novo agendamento para cadastrar atendimento.
Exibir cancelamentos
A opção Exibir cancelamentos permite ver atendimentos cancelados quando necessário para conferência.
Novo agendamento
Quando usar
Use Novo agendamento para marcar um atendimento na agenda.
Como cadastrar
Acesse Agenda, clique em + Novo agendamento, selecione paciente e profissional, informe início e fim, escolha status, tipo e forma de atendimento, preencha cobrança se necessário e salve.
Repetir agendamento
Use a opção de repetição quando for necessário criar várias sessões de uma vez. Informe a quantidade de sessões, escolha os dias da semana e confira antes de salvar.
Cuidados
Confira o horário, evite conflitos com outros agendamentos e verifique se a cobrança foi configurada corretamente.
Novo paciente pela Agenda
Quando usar
Use essa opção quando estiver agendando e perceber que o paciente ainda não está cadastrado.
Como usar
No agendamento, clique em + Novo paciente, preencha os dados básicos, clique em Salvar e selecionar, e continue o agendamento.
Gerar financeiro pela Agenda
Quando usar
Use essa opção quando quiser gerar um lançamento financeiro relacionado a um agendamento.
Como usar
Abra o agendamento, clique na opção para gerar financeiro, confira os dados de cobrança e clique em Gerar financeiro.
Cuidados
Confira valor, paciente e vencimento. Evite duplicar lançamentos.
Financeiro
O que é
A tela Financeiro ajuda a controlar contas a receber, contas a pagar e recebimentos.
Principais áreas
Contas a Receber, Histórico de recebimentos, Contas a Pagar, Receber por paciente e Informe mensal por WhatsApp.
Filtros
Você pode filtrar por status, forma de pagamento, período de vencimento e exibir recebidas.
Nova conta a receber
Quando usar
Use essa opção para registrar um valor que a clínica deverá receber.
Como cadastrar
Acesse Financeiro, clique em + Nova conta a receber, informe descrição, categoria, paciente, valor e vencimento, e salve.
Nova conta a pagar
Quando usar
Use essa opção para registrar uma despesa da clínica.
Como cadastrar
Acesse Financeiro, clique em + Nova conta a pagar, informe descrição, categoria, fornecedor, valor e vencimento, e salve.
Repetir conta
Use a repetição quando a despesa acontece todos os meses ou em outra frequência, como aluguel, internet ou limpeza.
Receber por paciente
Quando usar
Use essa opção para registrar o pagamento de valores em aberto de um paciente.
Como usar
Acesse Financeiro, clique em Receber por paciente, selecione o paciente, informe valor, forma de pagamento e data, e confirme.
Informe mensal
O que é
Essa opção ajuda a montar uma mensagem com os valores em aberto de um paciente em determinado período.
Como usar
Acesse Financeiro, clique em Informe mensal por WhatsApp, selecione o paciente, defina o período, revise a mensagem e copie ou abra o WhatsApp.
Relatórios
O que é
A tela Relatórios permite consultar informações da clínica por período e exportar ou imprimir resultados.
Como usar
Escolha o tipo de relatório, informe data inicial e final, use os filtros desejados e clique em Buscar.
Tipos
Relatório de atendimentos, relatório financeiro e relatório de solicitações.
Observações
Use períodos menores para consultas mais rápidas e confira os filtros antes de exportar.
Convênios
O que é
A tela Convênios permite cadastrar convênios, parceiros, planos e informações relacionadas.
Como pesquisar
Use os filtros de busca e status. Depois clique em Buscar.
Novo convênio
Quando usar
Use essa opção para cadastrar um novo convênio, parceiro ou entidade pagadora.
Como cadastrar
Acesse Convênios, clique em + Novo convênio, preencha nome, tipo e demais dados, marque se está ativo e salve.
Planos do convênio
Quando usar
Use essa área para cadastrar os planos oferecidos por um convênio.
Como cadastrar plano
Abra o convênio, clique em Planos, informe o nome do plano, código se houver, marque se está ativo e salve.
Profissionais
O que é
A tela Profissionais permite cadastrar e consultar os profissionais da clínica.
Como pesquisar
Use o campo de busca e o filtro de status. Depois clique em Buscar.
Novo profissional
Quando usar
Use essa opção para cadastrar um profissional que realiza atendimentos na clínica.
Como cadastrar
Acesse Profissionais, clique em + Novo profissional, preencha os dados, vincule um usuário se necessário, marque se está ativo e salve.
Campos principais
Nome, especialidade, registro conselho, telefone, e-mail, usuário vinculado e profissional ativo.
Convênios atendidos pelo profissional
Quando usar
Use essa opção para indicar quais convênios o profissional atende.
Como usar
Selecione o profissional, abra Convênios atendidos, clique em + Adicionar convênio, selecione os convênios e salve.
Usuários e permissões
O que é
A tela Usuários permite cadastrar pessoas que acessam o sistema e definir o perfil de cada uma.
Quem deve usar
Normalmente essa tela é usada por administradores da clínica.
Novo usuário
Como cadastrar
Acesse Usuários, clique em + Novo usuário, informe nome, e-mail, login, perfil e senha inicial, marque se está ativo e salve.
Cuidados
Escolha o perfil com atenção, não compartilhe usuários entre pessoas diferentes e inative usuários que não devem mais acessar o sistema.
Redefinir senha
Quando usar
Use quando um usuário esqueceu a senha ou precisa receber uma nova senha.
Como redefinir
Acesse Usuários, localize o usuário, clique na opção de redefinir senha, informe e confirme a nova senha.
Configurações da clínica
O que é
A tela Configurações concentra dados e regras de funcionamento da clínica.
Quem deve usar
Somente usuários autorizados devem alterar configurações. Algumas opções ficam bloqueadas para usuários sem permissão.
Principais áreas
Identidade da clínica, acessos e permissões, solicitações pelo site, agenda, LGPD e privacidade, e notificações do aplicativo.
Identidade da clínica
Para que serve
Define dados usados na interface, login, mensagens e formulário público.
Campos principais
Nome da clínica, telefone, e-mail, logo URL e cor tema.
Acessos e permissões
Modelo de operação
Define se a clínica funciona como clínica/equipe multiprofissional ou profissional único/licença individual.
Restringir profissional
Quando ativo, profissionais veem apenas seus atendimentos e pacientes vinculados.
Solicitações pelo site
Profissional na solicitação pública
Define se o formulário público pergunta ao paciente qual profissional deseja.
As opções são: não solicitar profissional, solicitar como opcional ou exigir seleção de profissional.
Configurações da Agenda
Para que serve
Define o intervalo e os horários exibidos na agenda.
Campos principais
Intervalo padrão, início da agenda e fim da agenda.
LGPD e privacidade
Para que serve
Define quais autorizações aparecem no formulário público.
Opções
Exigir aceite da Política de Privacidade, exibir autorização para contato por WhatsApp, exibir autorização para contato por e-mail e informar link da Política de Privacidade.
Administração: Empresas
O que é
A tela Empresas é uma área administrativa usada para gerenciar clínicas/empresas cadastradas no sistema.
Quem deve usar
Somente usuários CGFIX/master ou administradores autorizados.
O que pode ser feito
Cadastrar empresa, editar dados de acesso e banco, definir nome exibido no login, logo, cor tema, ativar/inativar empresa e indicar se usa o módulo Clinic.
Nova empresa
Como cadastrar
Acesse Empresas, clique em + Nova empresa, preencha nome, slug, dados de exibição, dados de banco, marque se está ativa e se usa o módulo Clinic, e salve.
Cuidados
O slug deve ser único. Confira os dados de banco antes de salvar, pois alterações erradas podem impedir o acesso da clínica.
Logs e auditoria
O que é
A tela Logs e auditoria permite consultar eventos técnicos e ações registradas no sistema.
Como consultar auditoria
Acesse Logs e auditoria, abra a aba Auditoria, informe empresa, período ou filtros desejados e clique em Buscar.
Quando usar
Use essa tela para investigar erros, ações realizadas por usuários, tentativas de login, eventos de push notification e alterações importantes.
Política de Privacidade
O que é
A Política de Privacidade explica como os dados informados pelo paciente podem ser usados pela clínica.
Quando aparece
Normalmente aparece no formulário público de solicitação, quando a clínica exige aceite de privacidade.
Dúvidas frequentes
Não consigo entrar no sistema
Confira se a clínica selecionada está correta, se o usuário e a senha foram digitados corretamente, se o usuário está ativo e se a internet está funcionando.
Não encontro uma tela no menu
Provavelmente seu perfil não possui acesso a essa área. Fale com o administrador da clínica para confirmar suas permissões.
O sistema está sem internet
O CgFix Clinic precisa de conexão para acessar dados da clínica. Aguarde a internet voltar e tente novamente.
A notificação não chegou
Verifique se as notificações foram ativadas, se o navegador permitiu notificações, se o usuário tem perfil autorizado, se a internet está funcionando e se a solicitação foi enviada pelo formulário público.
Cadastrei informação errada
Se for um cadastro comum, abra o registro e edite. Se for informação sensível, financeira ou relacionada a auditoria, avise o responsável pela clínica antes de alterar.
Quando chamar o suporte
Chame o suporte quando o sistema apresentar erro inesperado, uma tela não carregar, um lançamento não salvar, uma notificação deixar de funcionar após configuração correta ou houver dúvida sobre permissões.
Mapa de links de ajuda por tela
Use estes links na próxima etapa para colocar botões de ajuda ? em cada tela ou modal.
| Tela / Janela | Link sugerido |
|---|---|
| Login | ajuda.html#login |
| Alterar clínica | ajuda.html#login |
| Alterar minha senha | ajuda.html#alterar-senha |
| Instalar aplicativo | ajuda.html#instalar-aplicativo |
| Notificações | ajuda.html#notificacoes |
| Painel | ajuda.html#dashboard |
| Menu principal | ajuda.html#menu-principal |
| Pacientes | ajuda.html#pacientes |
| Novo paciente | ajuda.html#pacientes-novo-paciente |
| Ficha do paciente | ajuda.html#paciente-ficha |
| Arquivos do paciente | ajuda.html#paciente-arquivos |
| Convênio do paciente | ajuda.html#paciente-convenio |
| Recebimento do paciente | ajuda.html#paciente-recebimento |
| Solicitações | ajuda.html#solicitacoes |
| Nova solicitação | ajuda.html#solicitacoes-nova |
| Registrar contato | ajuda.html#solicitacoes-contato |
| Converter em agendamento | ajuda.html#solicitacoes-converter-agendamento |
| Formulário público | ajuda.html#formulario-publico |
| Agenda | ajuda.html#agenda |
| Novo agendamento | ajuda.html#agenda-novo-agendamento |
| Novo paciente pela Agenda | ajuda.html#agenda-paciente-rapido |
| Gerar financeiro pela Agenda | ajuda.html#agenda-gerar-financeiro |
| Financeiro | ajuda.html#financeiro |
| Nova conta a receber | ajuda.html#financeiro-conta-receber |
| Nova conta a pagar | ajuda.html#financeiro-conta-pagar |
| Receber por paciente | ajuda.html#financeiro-receber-paciente |
| Informe mensal | ajuda.html#financeiro-informe-mensal |
| Relatórios | ajuda.html#relatorios |
| Convênios | ajuda.html#convenios |
| Novo convênio | ajuda.html#convenios-novo |
| Planos do convênio | ajuda.html#convenios-planos |
| Profissionais | ajuda.html#profissionais |
| Novo profissional | ajuda.html#profissionais-novo |
| Convênios atendidos | ajuda.html#profissionais-convenios |
| Usuários | ajuda.html#usuarios |
| Novo usuário | ajuda.html#usuarios-novo |
| Redefinir senha | ajuda.html#usuarios-redefinir-senha |
| Configurações | ajuda.html#configuracoes |
| Identidade da clínica | ajuda.html#configuracoes-identidade |
| Acessos e permissões | ajuda.html#configuracoes-acessos |
| Solicitações pelo site | ajuda.html#configuracoes-solicitacoes-site |
| Agenda em Configurações | ajuda.html#configuracoes-agenda |
| LGPD e privacidade | ajuda.html#configuracoes-lgpd |
| Admin Empresas | ajuda.html#admin-empresas |
| Nova empresa | ajuda.html#admin-empresas-nova |
| Logs e auditoria | ajuda.html#admin-logs |
| Política de Privacidade | ajuda.html#privacidade |
| Dúvidas frequentes | ajuda.html#faq |